Архивы, архивные документы – неумирающая память истории – неисчерпаемый кладезь фактов и событий прошлого, разнообразных живых сведений о людях былых времен. Документы сопровождают всю нашу жизнь: выход на пенсию, наследственные, имущественные отношения. Но теперь многое можно сделать по электронной связи. Об этом рассказывает заведующая кингисеппским районным муниципальным архивным отделом Р. В. Жаркова.
Хождения по мукам в связи с начислением пенсий уменьшились
Почти каждому человеку приходится обращаться к архивным данным, касающихся поворотов на всем житейском пути. Теперь у жителей района есть возможность воспользоваться достижениями электронной связи при получении различных справок, во многих случаях теперь не обязательно приезжать в архив в Кингисепп на улицу Вокзальная, 4, застрачивая время, силы, нервы.
С 2012 заработал канал закрытой связи между архивами и пенсионными фондами, и эта программа под внутренним названием «Деловая почта» работает только по Ленинградской области. Она хороша тем, что исключила личное обращение гражданина в архив. Ранее человек перед выходом на пенсию обращался в Пенсионный фонд, где проверяли достоверность записей и печатей в его трудовой книжке. Если возникали сомнения, делалась выписка по пунктам, которые требовалось самому заявителю подтверждать в архивах или на предприятиях, где он трудился. А если предприятие прекратило свою деятельность, один выход – идти в архив.
– В 90-е годы таких ситуаций было предостаточно и приходилось за справкой, порою по нескольку раз ездить в архив. В случае если человек живет в отдаленной деревне, такая поездка занимала целый день, на запрос из другого города уходили месяцы.
Теперь, если гражданин обращается в Пенсионный фонд за назначением пенсии, ему нет необходимости бегать по кабинетам и учреждениям. ПФ по электронному каналу отправляет запрос в муниципальный архив и по тому же каналу обратно направляется архивная справка с электронной подписью сотрудника архива.
– Имели место случаи подделок архивных справок, люди их предоставляли в ПФ – увеличивали размер зарплат и пенсионный стаж. В связи с этим, к нам пришло решение о том, если человек сам обращается в архив и приносит справку в бумажном варианте, Фонд направляет нам запрос о ее подлинности.
Программа «Деловая почта» призвана четко отрабатывать связь между архивами и пенсионными фондами, исключив личное обращение граждан хождения по инстанциям ожидания в очередях. Однако если человек желает получать архивную справку лично, он это может сделать как раньше с посещением архива – перепроверить период трудовой занятости, по перерасчету пенсий в сторону увеличения.
Мать завещала дом на зятя, и дочь осталась без родительского дома
В прежние годы была сложная ситуация для сельских жителей, которые приезжали в архив за справками для подтверждения факта проживания в деревне или в Чернобыльской зоне, по наследственным делам, по разделу имущества и так далее. Приезжают из отдаленных деревень только для того, чтобы подать заявку. Поскольку по телефону заявки не принимаются – мало ли кто и откуда делает запрос инкогнито. Сотрудники архива в этом случае должны видеть документы на домовладение и перед собой и заявителя с паспортом. Был случай, когда в архив пришел деревенский житель и попросил данные по участку соседа. Архивисты поинтересовались, на каком основании? «А у нас идет территориальный спор, сосед захватил два метра моего участка». Ему было отказано, он обратился в прокуратуру, но и там ему отказали. В другой раз заявительница потребовала документы на землевладение свекрови. В архиве попросили доверенность. «А мы в плохих отношениях и не общаемся», – ответила она. Ей также было отказано в получении документов на других лиц в соответствие с законом о персональных данных.
– Подобных случаев было достаточно. У нас жесткие правила согласно законодательству: мы можем выдавать такие справки только владельцу в руки, либо другому лицу по доверенности.
В письме областной Нотариальной палаты № 1040 от 10 августа 2015 года в Архивное управление Ленобласти так и указано: «Считаем, что факт родственных отношений должен проверяться не нотариусом при удостоверении доверенности, а лицом, выдающим запрашиваемый документ».
Также имеется письмо Архивного управления Ленинградской области, где сказано: «Считаем, что в случаях обращения в архивы непосредственно наследников (вступающих в наследственные права), заявителем представляются для ознакомления следующие документы: завещание, правообладателя и документы, подтверждающие родственные отношения заявителя и правообладателя… В указанных случаях предлагается учитывать в работе письмо, содержащее позицию Нотариальной палаты Ленинградской области по данному вопросу, в соответствии с которой работникам архива для выдачи информации об имущественных и иных правах умершего гражданина третьим лицам необходимо запросить у заявителя (доверенного лица) документы, подтверждающие родственные отношения наследника и наследодателя».
Не так давно был потрясающий случай. В архив пришла заявительница и стала требовать копии похозяйственных книг на частный дом своих умерших родителей с 1976 года. Женщине выдали копии за 20 лет, но она приходила и приходила с той же просьбой несколько раз. Сотрудники поинтересовались, зачем столько. Она рассказала, что много лет они дружно прожили с супругом в своей квартире в городе. Но ее мать, которая жила на селе в своем доме, почему-то составила завещание не на дочь, а на зятя. После смерти тещи муж развелся с ее дочерью, привел в дом другую женщину, а бывшую супругу выставил вон из дома ее родителей – дескать, теперь это все его. Она обращалась в прокуратуру, в суды, но закон остался на его стороне, женщина оказалась без родительского крова, где выросла.
Пришел Поликарпов, стал Поникарпов…
Как-то в архиве в обморок упала женщина: в 90-е годы в стране, в том числе и у нас в районе, расплодилось множество ИП, ЧП, кооперативов, большинство из которых впоследствии позакрывались. В одном из таких предприятий она проработала 10 лет, при назначении пенсии выяснилось, что данных на кооператив в архив на хранение передано не было: «Не знаю, что делать, хоть вешайся». Архив не смог подтвердить стаж. А однажды пришел мужчина – подошел пенсионный возраст и надо справку по подтверждению стажа. «Такой кооператив не сдал нам документы. А вы кто?». «Я бывший директор этого кооператива. Вот запись в трудовой». «А почему не сдали?». «Не знал, что надо. Да… дела. Но ладно, пойду к знакомым ребятам, они режут печати, закажу, напечатаю бланки, поставлю печати да отнесу».
Обычно думают, что в архиве тупо копируют документы. Все не так: это очень кропотливая, сосредоточенная работа, где нельзя ошибиться не то что словом – запятой, точкой, ибо знаки препинания могут многое решить в судьбе человека, от этого иногда зависят споры по недвижимости, имуществу. Потому архивная работа специалистами делается в царстве тишины – они занимаются поиском и внимательно вычитывают множество документов, потому в неделю приемных дней всего два. Работа ответственная. При копировании документа следует повторять исходный документ не просто слово в слово, букву в букву, даже с орфографическими ошибками, исправлений допускать нельзя, иначе юридически документ признают относящимся к другому человеку.
Примеров «неправильного написания» в архиве длинные списки. Если, написано «Геннадиевна», значит так и следует писать, а не «Геннадьевна», если пришел Поликарпов, а в документе значится «Поникарпов», так тому и быть. Даже если в документе написано безграмотно «Татьячна Филиповна», все равно нельзя исправлять. Точно также с именами «Наталья», «Наталия» и «Натали»: любое отклонение от оригинала и проблемы человеку при оформлении документов обеспечены.
– Иногда нам пишут: «Архив, вы ошиблись в написании». Тогда мы предоставляем скан оригинала. Поэтому в документе делаем приписки: «Так в документе».
А какую-то часть архивной работы могут выполнить и на местах – в сельских поселениях. Римма Васильевна зачитала еще один документ: «Архивное управление предлагает руководствоваться следующим порядком: в случае отсутствия в сельских администрациях похозяйственных книг за истребуемый период администрация сельского поселения самостоятельно направляет запрос за подписью главы администрации в муниципальный архив, где находятся похозяйственные книги, исключив таким образом личное обращение граждан».
– Специалисты, а они в местных администрациях есть, должны определять круг документов (там есть шнуровые и похозяйственные книги) формировать заявку и за подписью главы администрации направлять в муниципальный архив.
Архив – это камера хранения, куда приносят «чемоданы» – папки с документами и лишь тогда, когда называются поисковые данные документа, его можно найти.
За 14 лет работы архива ни одной жалобы
Кингисеппский архив получает запросы не только от жителей района, из других городов России, но и из стран ближнего и дальнего зарубежья, из-за океана – куда только не разъехались кингисеппцы. Кстати, недавно из Архивного управления пришло уведомление, о том на уровне правительств России и Израиля было заключено соглашение о том, что архивные справки из Израиля необходимо четко исполнять в течение пяти дней.
– Между прочим, в Эстонии сейчас немало русских и что отрадно, молодежи, кто старается получить российское гражданство: идут запросы по предоставлению сведений о своих родственниках, люди интересуются своей генеалогией, но главная причина получить российское гражданство: «Мы – носители русского языка».
– В архиве идет постоянная работа, чтобы на разных этапах облегчить жизнь нашим гражданам: имена, фамилии, наследство, подтверждение стажа, назначение пенсии. За 14 лет работы не было ни одной жалобы. Нас приходят, благодарят граждане: «Как я счастлива, что мои муки, наконец, закончились. Вы облегчили мне жизнь».
В прошлом году Р. В. Жарковой в честь празднования 100-летнего архивного юбилея, губернатором была вручена Почетная грамота от Федерального архивного агентства «за многолетний добросовестный труд, активное участие в обеспечении сохранности, комплектовании, организации использования документов Архивного фонда РФ». А сотрудники кингисеппского архива получили грамоты и благодарности от областного Архивного управления, от губернатора, от областного Законодательного собрания.
А чтобы облегчить свой путь по получению нужных архивных справок, прежде чем приехать в архив, заведующая советует сначала позвонить по телефонам отделения архива: 2-47-84, 2-15-13, 2-15-75 и получить консультацию по своему запросу или связаться через электронную почту king-archive@mail.ru вам обязательно ответят.